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外贸业务员如何做,才能让自己的每一通电话"有效"呢

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在了解客户需求的时候,打电话和见面谈才是最重要的,但你不能保证每个客户都可以当面谈,特别是外贸客户,这时候打电话就真的很重要了。

在开发、跟踪、维护客户过程中,电话是一个非常重要且有效的沟通手段。当你多次给客户发邮件没有回复时,打一通电话真的很有必要。同时,如果你想了解在客户所在地区的市场、行业信息,电话更是少不了。

当然,电话不同于邮件,没有机会给你反复思考和修改的机会。那么这就要求在你拿起电话的时候,一定要整理清楚思路,否则会适得其反。


那如何做,才能让自己的每一通电话“有效”呢?

电话要怎么打?


1、进行潜在客户定位与寻找

进行电话开发客户之前,要对销售产品有详细的了解,并且对本产品所面向的客户群体做一个市场调查,寻找到潜在的客户人群。同时对客户的情况要有所了解。


2、做好电话前期准备工作

在打电话之前要事先打好草稿,列一个简单的提纲,模拟一遍你要说的话,客户可能问的问题,而你又要怎么去回复。在明确你这次打电话的“目的”的前提下,“设计”一个高质量的通话内容。


3、注意说话语气和态度

打电话时,客户看不到我们的表情和肢体动作,他对我们的消息获取完全来源于声音。所以,我们在打电话时,要语气温柔,态度和善,将谈话的气氛变得更加融洽,让客户对我们的销售产生好感。


4、电话接通后,要节约时间

电话接通后,不必做过多的寒暄,简单地打招呼之后就马上直奔主题,努力在最短的时间里将产品介绍给对方。


曾经有后台数据显示,人们接到陌生电话的时候,大多数情况会在15秒内挂断电话。所以,我们要争分夺秒,尽力在这15秒内吸引客户的注意力和兴趣,让自己有机会将产品介绍完。


5、采用引荐法的话术吸引客户

正常人在与陌生人攀谈时会处于一种戒备状态,我们可以通过引荐法的话术打消客户的警戒,让客户把注意力放在产品上。


比如,当客户接起电话问是谁时,可以回答:“我是您的朋友以前经常光顾的某公司的销售人员,我们公司目前有......”提起客户熟悉的人,很有可能会让客户看在熟人的面子上不好意思迅速挂掉电话,有利于我们下一步向客户介绍产品。


6、开头点明顾客身份

如果不认识客户身边的熟人,可以采用点明顾客身份的话术。开头说“某某女生(或先生),你好”,当我们能完整叫出顾客的名字,顾客会下意识认为我们熟悉,对接下来的交谈中我们试图拉近客户距离能够产生一定的正面作用。


7、利用邮件引话题

如果是之前已经用邮件联系过的客户,开场可以表明身份:我是xx公司的xx,我们是从事xxx,之前跟您邮件联系过。


正题:Have you received the email I sent on XX which subject is xx.您收到过一封标题为xxx的邮件吗?

​注意:邮件的标题一定要简洁有力,同时一定要注重移动端邮件显示优化的问题,便于客户快速搜索到。


​联想客户的回复:

如果回答no, 可以和他说:Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.


​如果是yes, 你可以说:With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?(试着问客户是否对产品感兴趣)


​或者:Do you have plan for developing new product this season ?这个季度有开发新产品的计划吗?


​Do you have suppliers for xx in China ?您在中国有xx产品的供应商吗?

​Do you need sample to test ?你需要样品进行测验吗?


​结尾:I will email you later, thank you.So glad to talk with you , have a nice day.Goodbye !


8、最后一定要留下邮箱

在交谈的最后,一定要留下我们公司的邮箱,方便对产品有兴趣的客户发邮件联系我们。之前的所有攀谈都是为了最后和客户签单,所以互相留下联系方式是非常有必要的,就算客户不能当时就下订单,也很有可能会在未来的某一天产生商品需求,为我们带来生意。


记住一个原则,电话交流过程中,不要总是你在说,而是要形成互动式的对话,因为真正的主角是客户,你需要通过这通电话,了解到客户的真正需求和真实想法,这样才有利于你制定后期的跟进策略。


什么时间打电话?


打电话的时候一定要注意时差,要是对方客户凌晨接到你的电话,估计达成交易的可能性不仅不大,可能从此以后你就再也打不通这个号码了。
以下是适宜给部分国家客户打电话的国内对应时间,大家可以看下。


上午:
8:00美国的西部地区,如洛杉矶、西雅图、旧金山,以及加拿大的温哥华
9:00及以后2小时日本、韩国
10:00及以后2小时东南亚部分地区(马来西亚、印尼、越南、泰国、柬埔寨)


下午:
13:00及以后2小时巴基斯坦
14:00及以后2小时阿联酋、印度、尼泊尔、孟加拉、伊朗、科威特
15:00及以后2小时沙特阿拉伯、俄罗斯莫斯科附近地区
16:00及以后2小时以色列、土耳其、乌克兰、罗马尼亚、希腊、芬兰、南非、保加利亚
18:00及以后2小时英国、爱尔兰、摩洛哥、葡萄牙、冰岛


晚上:
21:00及以后2小时巴西、乌拉圭、阿根廷等南美地区以及加拿大东部圣约翰斯地区
22:00及以后2小时巴拉圭、智利、委内瑞拉、多米尼加、玻利维亚、波多黎各等南美国家
23:00及以后2小时哥伦比亚、牙买加、秘鲁、古巴、加拿大的渥太华地区附近以及美国最东部地区,如波士顿、纽约
0:00 及以后2小时尼加拉瓜、危地马拉、美国中部区、墨西哥、加拿大的温尼伯地区
同时注意电话不要双休日打,要注意日期问题,有可能你周一正常上班时间,客户所在国还是星期天,另外最好不要周一或者周五打电话,周一刚开始上班,周五要放假休息。


电话里常用的场景英文和句式


问候、表明身份:来电一方

​一开始打招呼,可以用最基本的问候语:Hello./Good Morning./Good Afternoon.哈罗/ 早安 / 午安


表明你的身份:This is (name) speaking.这里是 _____。
说明想要找的接听对象:Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). / I’m trying to contact (name).可以请帮我转接给(某人)吗?/ 我要找 (某人)。/ 我要连络的人是(某人)。


在商业电访中,有很多时候来电的一方是代表公司出面洽谈,所以在「表明身分之后」,常常会加一句「说明来历」的自介话语:I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).这通电话是来自(某公司或机构)。


接电话一方:表明身份


Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?您好,这里是 _____。/ ____,需要什么帮忙吗?


假如打电话到一间公司或是公司客服部门的时候,电话人员通常会在来电者讲话之前先自我介绍,一般都会这么说:Hello, (company or institution) , how may I help you?您好,(公司名或机构),我可以帮您什么忙吗?


要求更多讯息、信息时


假如来电一方没有报名字,可以用以下句子询问:May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?请问这通电话是来自____?


来电一方提出来电需求


要求找特定人士:Could I speak to someone who (specific function, ex:manages customer service, or is incharge of product development)?我想找(某个特定部门,例如:客服部门,或是产品控管部门)


表明特定要求:I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr.Melson).您好,我想要预约。


请对方帮忙转接:Could you put me through to extension number (numbers) , please?你能替我转接电话到这里吗?


这个部分没有固定的形式,端看电话内容是什么。基本上只要掌握住「清楚表达目的」与「注意礼貌」这两个看似简单但极为重要的要点就可以了。


稍待或转接电话


请对方稍待:Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.请稍待一下。


帮对方转接电话:I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.我将为您转接,请稍等。


无法满足来电者需求时的回答


有时候我们可能无法立即处理来电者的需求,可能是他要找的人刚好不在,或是电话满线无法转接,这种情况太多见了,而以下就帮你列举几种最常见的情况:I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.____恐怕现在不方便接电话,我能留个讯息吗?


I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.不好意思,您打错电话了。


I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?目前这支电话忙线中,您可以等会儿再回播吗?


通话中遇到沟通问题


有时候因为环境吵杂或是通讯质量不佳,通话中可能会有听不清楚的情形,你可以用以下应对方式来处理:


I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?我听不大清楚 / 不好意思可以请你讲大声一点吗?/ 你能重复一次刚刚说的话吗?


I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?收讯似乎不太好,你能再重复一次句子吗?


来电者留资料或讯息


接电话者询问来电者是否留讯息:Would you like to leave a message? / Can I take your name and number, please?你想要留个言吗?/ 请问我可以记下你的名字和电话号码吗?


留讯息时遇到需要问清楚的信息,可以直接表达:Could you spell that for me please? / Would you like (name) to call you back?不好意思请问可以请你拼出那个字吗?/ 你希望___等等回播吗?


有时候来电者会主动要求留讯息:Can I leave a message please? / Could you please ask (name) to call me back?我可以留个讯息吗?/ 可以请___晚点回播吗?


电话中说再见


讲完电话后,别忘了要先说再见再挂电话,在电话里的再见有以下三种讲法:Thank you for calling. / Have a good day. / Goodbye.感谢您的来电。/ 祝您有愉快的一天。/ 再见。


*补充*在口语中,请人「稍待一会」也可以说 hang on,意思等同于 hold on。虽然 hang on 与 hang up 长得有点像,但是他们可是天差地远哦,前者是「稍待」,而后者是「挂电话」的意思,可别搞错了哦!

以上就是今天的内容,关注疯狂的美工官网,每天分享不同的外贸谈判技巧!


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